Om ni har använt en annan mediabank tidigare och vill behålla den metadata som finns kopplat till filerna kan vi hjälpa er med detta. Oftast bäddas metadatan inte in i filerna och därför behöver kopplingen göras i efterhand. Vi hjälper då till med en berikning av metadata där rätt metadata kopplas till rätt fil.
Filnamn
Alla filer måste ha ett unikt filnamn, annars kommer vi inte kunna säkerställa vid importen vilken metadata som hör till vilken fil. Detta är vanligt förekommande då filer ofta får ett löpnummer direkt från kamerorna t.ex. DCS5937.jpg eller liknande. Om det finns en risk att filer med samma namn kan förekomma föreslår vi att den gamla leverantören ser till att döpa om dessa vid export. Detta rekommenderar vi görs genom ett löpnummer eller ID-nummer som prefix till filnamnet. T.ex DCS5937.jpg skulle få filnamnet 47487_DCS5937.jpg (där 47487 är id-nummer från den gamla leverantörens databas). Det nya filnamnet ska refereras till i kalkylbladet där metadatan finns.
Encoding (andra tecken än engelska i filnamn)
För att kunna matcha filerna med datat måste filnamnet som är angivet i kalkylbladet vara exakt samma som filnamnet på disk. När filer är namngivna med andra tecken än engelska (Latin 1) t ex "åäö", kan dessa filnamn förvanskas. Vi rekommenderar därför att filerna exporteras med UTF-8-standard.
Så här går import med kalkylblad till:
-
Be er tidigare leverantör exportera alla berörda filer så att ni får fysisk tillgång till dessa. Detta görs ofta genom att ni får en yta på leverantörens FTP-server.
-
Ladda upp alla berörda filer i Mediaflow. Vi föreslår att ni laddar upp samtliga filer i en mapp som ni skapar i rot-nivå och döper till "Import från [annat system]". Om ni vill behålla er gamla mappstruktur kan ni importera filerna via Mediaflows FTP-funktion (läs mer om FTP här). Ett annat mer avancerad variant är att använda vårt verktyg för att kopiera lokala mappar från och till Mediaflow - mfcopy
-
Be er tidigare leverantör att skicka över en strukturerad lista med relevant metadata som ni önskar flytta över till Mediaflow. Detta brukar vara ett kalkylblad (Excel m.m.) eller semikolon-separerat CSV-format.
-
I kalkylbladet ska det finnas metadata om varje fil i en separat rad. Vi behöver identifiera varje unik fil för att koppla rätt data till den. Normalt sker identifiering av bilder genom filnamn. Kontrollera därför att alla bilder har ett unikt namn.
-
Ladda upp filen med metadata-informationen till samma mapp som ni laddat upp bilderna i. Informera er kontakt på Mediaflow att filerna är uppladdade och klara för genomgång.
-
Vi bokar ett möte och går igenom kalkylbladets information med er. Tillsammans kommer vi överens om vilka metadatafält som ni vill föra över till Mediaflow och var de kommer visas i plattformen.
-
Vi genomför importen enligt överenskommelsen vid ett specifikt tillfälle.
Filer där metadata finns inbäddat
Om er tidigare leverantör kan bädda in metadata in i filerna enligt XMP standarden, kommer Mediaflow automatiskt att läsa in detta. Därför behövs inga extra importåtgärder.
Konvertera JSON fil till Excel format
OM du har fått din metadata som en JSON-fil (.json) så kan det vara svårt att granska informationen. Det går lätt att läsa in datan till Excel för att kunna överblicka. Guide till hur man gör finns här:
https://www.howtogeek.com/775651/how-to-convert-a-json-file-to-microsoft-excel/
Du behöver inte konvertera filen innan du skickar den till Mediaflow, vi kan själva göra den konverteringen, ovan guide är bara om du själv vill kunna läsa informationen på ett enkelt sätt.