Sökord är en viktig del av metadata och en effektiv hjälp för att snabbt hitta filer, särskilt i stora mediebibliotek. Genom att lägga till relevanta sökord till era filer kan användare enkelt söka och hitta det de behöver, vilket sparar tid. Sökorden gör det möjligt att hitta filer baserat på relevanta termer i stället för att komma ihåg deras specifika namn. Att en fil kan kopplas till flera sökord underlättar sökningar utifrån olika behov som innehåll, tema, projekt eller kampanj.
Indexering av sökord per fil
Under fliken Indexering i högerpanelen kan du se en fils sökord (om sådana finns), ta bort dem eller lägga till nya.
AI-genererade sökordsförslag
Mediaflow erbjuder AI-genererade sökordsförslag för bildfiler och illustrationer baserade på filens motiv för att underlätta arbetet. Genom att klicka på dessa förslag läggs de till i listan över sökord. För att de AI-genererade sökorden ska bli synliga under infofliken i Mediaflow och i era mediaportaler och andra integrationer, behöver de aktivt läggas till genom att man klickar på respektive sökordsförslag.
Ni kan också välja att inkludera alla AI-genererade sökordsförslag i en sökning, vilket innebär att ni kan dra nytta av funktionen utan att manuellt lägga till varje sökord.
ℹ️ AI-genererade sökord och GDPR/DPA
De AI-genererade sökorden har ingen påverkan gällande GDPR/DPA i och med att inga personuppgifter lagras eller behandlas och ingen tredjepartstjänst används. AI-modellen körs på våra egna servrar och analyserar bara bilderna och väljer nyckelord från vår egen lista för att beskriva bilden. Funktionen kan inte generera personuppgifter.
Lägga till egna sökord
Utöver de AI-genererade sökorden, som huvudsakligen beskriver motivet i bilden, vill man ofta komplettera med sökord beskriver bildens övriga sammanhang, gällande exempelvis geografisk plats och interna begrepp. Du kan skriva in egna sökord i fältet Ange sökord och lägga till dem genom att trycka på enter-tangenten. Sökord och andra indexeringsfält sparas automatiskt.
❇️ Arbeta i bulk med filerna när du indexerar
Sökord är specifika per fil men kom ihåg att arbeta i bulk och att markera flera filer när du adderar sökord som gäller för samtliga. Då visas sökord och fält som är gemensamma för alla markerade filer.
Ta bort sökord
För att ta bort ett sökord klickar du på krysset efter sökordet. Om det är ett AI-genererat sökord dyker det upp bland förslagen igen. Om du trycker på ikonen med soptunnan så tömmer du hela fältet för tillagda sökord. Det kan vara aktuellt exempelvis om om ni har fått med gamla sökord från ett tidigare system och vill starta om på nytt gällande sökord.
❇️ Ta bort ett visst sökord från flera bilder?
Markera samtliga filer (ex. ctrl+A) och klicka på krysset för det gemensamma sökordet under fliken Indexering i högerpanelen.
Tips för effektiva sökord
-
Använd specifika och relevanta ord - Undvik för breda termer som kan skapa för många resultat. Det är bra att få in många sökord för att öka sökbarheten för filerna men fokusera på att de ska vara relevanta för att ge kvalitativa sök.
-
Var konsekvent - Använd enhetliga ord och uttryck i hela systemet. När du skriver in sökord kommer systemet ge förslag på sökord som redan används. På så vis kan ni undvika felstavningar och olika varianter av samma sökord.
-
Använd synonymer och relaterade ord - Gardera er för att olika personer använder olika uttryck för samma sak. När ni lägger till de AI-baserade sökordsförslagen kommer ni se att dessa redan tar höjd för detta. Fortsätt på samma spår.
-
Tänk på användarnas perspektiv - Fundera på vilka termer kollegor skulle söka efter. För er som har en mediaportal kommer pro-användare kunna följa upp på statistik över de vanligaste sökorden och fånga upp om något sökord saknas i nuläget.
-
Uppdatera regelbundet - Lägg till nya sökord vid behov, särskilt för nya projekt eller kampanjer.
Automatisk indexering för en viss mapp
Mappsökord är en smart funktion för att effektivt få in många relevanta sökord för era filer. De innebär att du kan skriva in sökord för en mapp vilket gör att de sökorden automatiskt appliceras på alla filer i mappen (och undermappar vid behov) men även på alla filer som sedan kopieras eller flyttas till denna mapp. Du bestämmer mappsökord när du skapar mappen, alternativt kan du högerklicka på en befintlig mapp, välja Redigera mapp och skriva in mappsökord i rutan för Mappsökord.
Mappsökord blir särskilt fördelaktiga om man bockar i alternativet inkludera dessa sökord även i undermappar. Du kan då till exempel lägga till fler specifika autoindexerande sökord på mapparna nedanför. Om ni sedan kopierar en ny fil till en undermapp ärver denna fil automatiskt dessa sökord.
ℹ️ Bra att veta om mappsökord
Mappsökord läggs till om du laddar upp eller flyttar filer till en viss mapp. Däremot tas de inte bort i fall att du flyttar filerna till en annan mapp.
Sökorden läggs inte på dubbelt. Om tex om sökordet "människa" redan finns på några bilder i mappen så skrivs de inte över bara för att man även lägger in dem som mappsökord.
Även om du tar bort ett mappsökord från en mapp så ligger det kvar på bilderna. Men du kan givetvis ta bort dem manuellt per fil eller markera samtliga filer i mappen och ta bort sökordet.
❇️ Tips på arbetsflöde för mappsökord
Ett exempel på när det kan vara bra att utnyttja mappsökord är när du tar emot filer från en samarbetspartner via en webblänk, exempelvis en fotograf. På så vis får alla filer som laddas upp en en viss mapp, mot vilken webblänken är skapad, alltid vissa sökord. Dessa följer då med även om filen flyttas till en annan mapp.
Automatisk indexering vid uppladdning av viss användare
Ni kan ävenlägga till automatsika sökord för filer som laddas upp av en viss användare. Pro-användare kan under Inställningar välja en viss användare och lägga till metadata som ska följa med för filer som denna användare laddar upp. I fältet Sökord kan du skriva in sökord som då kopplas till den specifika användaren. Samtliga filer som denna användare laddar upp kommer nu att märkas upp med de inställda sökorden.