I Mediaflows DAM kan ni samla alla typer av filer som ni samarbetar kring för att sedan dela dem med kollegor och andra externa intressenter. I olika situationer kan det finnas behov att hålla koll på var och hur länge era filer används. Det kan bl.a. annat handla om att det finns avtal för GDPR eller licensrätterigheter som måste efterföljas eller att ni helt enkelt vill byta ut material som, exempelvis, tillhör en tidigare grafisk profil.
I Mediaflow kan ni lösa detta genom att på olika vis se till att användningen anges. Under fliken Info>Användning loggas informationen om var filen används, till vad och av vem.
På detta vis blir hanteringen av filerna spårbara och om ni behöver ta bort en fil från Mediaflow så ser ni var den används och kan hantera det. Allt eftersom olika användningar anges så visas dessa även med en siffra på filens tumnagel.
Ni kan självklart alltid fylla i fälten för användning manuellt, klicka på knappen Lägg till användning. För mer automatiska arbetsflöden ställer ni in vad filerna ska användas till måste redovisas. Beroende på era behov kan detta göras utifrån flera olika avseenden.
Kräv redovisning vid nedladdning i Mediaflow
Ni kan begära att användning måste redovisas av en användare i Mediaflow, antingen baserat på en viss användargrupp eller för filer i en viss mapp eller en viss färgmarkering. De olika alternativen beror på behoven i er organisation. När man gjort någon av dessa inställningar får användaren upp en dialogruta men vissa obligatoriska fält som måste fyllas i innan filerna får laddas ner.
Filer i en viss mapp
Att redovisa användning av filer i en viss mapp ställs in under mappens inställningar, fliken Säkerhet. Bocka i Redovisning för samtliga användare eller endast en viss användargrupp.
Utvalda filer
Att redovisa användning av för utvalda filer görs bäst med en färgmärkning, på så vis ser man tydligt vilka filer inställningen gäller för. Pro-användare kan under inställningarna välja en färgmärkning, döpa den och bocka i att Redovisning måste anges vid nedladdning. Sedan markerar ni de filer som ska ha inställningen och lägger till färgmärkningen under fliken Indexering.
Ett exempel kan vara att ni vill ha spårbarhet för alla filer som avbildar personer i ert personregister som har avtal kopplat till sig och kan behöva letas upp för att tas bort. Med en färgmärkning syns viktig information extra tydligt i mediaportaler, integrationer och plugins, och skapar en medvetenhet för de som använder filerna.
En viss användargrupp
I användargruppernas inställningar kan pro-användare ställa in vilka användare som behöver redovisa användning av filer. Den här inställningen kommer då gälla samtliga filer som användargruppen laddar ner.
De kan även ställa in att användargrupper ska undantas från att behöva redovisa användning vid nedladdning. Exempelvis används inställningen ibland för administratörer som istället manuellt lägger till information om filers användning, vid behov.
Kräv redovisning för filer i en Mediaportal
Om ni i Mediaflow har ställt in redovisning för filer i en viss mapp eller för en viss färgmärkning kommer även era mediaportalanvändare få upp en dialogruta för att fylla i vad filerna ska användas till.
Om det är mediaflowanvändarna ni vill fokusera på, vad det gäller hur filerna används, kan ni ställa in redovisning för alla filer i mediaportalen. Inställningarna för mediaportalen hittar ni under fliken Portaler till vänster. Klicka på lilla kugghjulet för mediaportalen.
Redovining av filer via en integration
Om ni har en CMS-integration till exempelvis Wordpress eller Sitevision, loggas användning automatiskt i Mediaflow då filer publiceras.