Vad är metadata?
Metadata är den information som är kopplad till era filer i Mediaflow. Den används för att underlätta sökbarhet och effektiv hantering av filer, vilket är särskilt värdefullt inom områden som arkiv, digitala medier och webbplatser. I Mediaflow är metadata till nytta på två sätt: dels att filerna blir enkla att söka efter och hitta, och att viktig information kopplat till filerna blir tillgänglig för de som ska använda dem. Kort sagt så hjälper metadatan er att skapa en välorganiserad och sökbar mediabank som stöder era arbetsflöden.
Standardfält för metadata som redan är inbäddade i filerna följer automatiskt med vid uppladdning i Mediaflow. Utöver dem kan ni lägga till och berika filerna med ytterligare metadata som är relevant för er organisation. Processen att lägga till metadata kallas ofta indexering och taggning.
Förutom att all metadata finns tillgänglig för användare i Mediaflow följer den med när filerna delas på olika sätt och når på så vis alla som använder filerna. Om ni har en mediabank väljer ni själva vilka metadata som ska visas för filerna. I webblänkar kan metadata inkluderas. I olika integrationer, exempelvis till Wordpress och Sitevison, samt till våra plugins för pro-användare, som InDesign, följer metadatan med så användarna har all information de behöver.
Metadatafält
I Mediaflow finns fält för de vanligaste använda metadatan, så som Namn, Beskrivning, Fotograf, Viktiga instruktioner ect, och ni väljer själva vilka som är viktiga att fokusera på. Utöver det finns det även möjlighet att skapa egna metadatafält.
Sökord
En avgörande del gällande metadata är användningen av sökord. Att applicera sökord i Mediaflow går snabbt och enkelt tack vare AI-förslag. Det finns även möjligheter för att automatiskt indexera sökord.
Licensrättigheter
Ett annan viktig del gällande metadata är eventuella licensrättigheter som anger hur en fil får användas och publiceras.
Sökfunktionen i Mediaflow
Ju mer information som finns om era filer desto lättare är de att hitta. Mediaflows sökfunktion hittar du längst upp i gränssnittet så att du snabbt kan söka på filer oavsett var i plattformen du befinner dig.
Spåra användning av era filer
I vissa situationer finnas det behov att hålla koll på var och hur länge era filer används, exempelvis om att det finns avtal för GDPR eller licensrättigheter. I Mediaflow kan ni se till att användningen redovisas så att de finns en spårbarhet.
GDPR-modulen
Med Mediaflows GDPR-modul kan ni hantera personuppgifter, samtycken och andra avtal på ett enkelt och säkert sätt. Informationen sparas med filerna på samma vis som annan metadata. Kopplingen till mediaportaler och CMS-integrationer gör att filer automatiskt kan döljas på era webbsidor och i en mediaportal när samtycken eller andra avtal löper ut.
Få med metadata från en tidigare mediabank
En del metadata lagras i mediabankers databaser, istället för att vara inbäddad direkt i varje fil. Om ni vill få med viktig information om era filer från en tidigare mediabank kan Mediaflow hjälpa er med att berika era filer med metadata från den. Eftersom varje plattform är unik och behoven varierar skräddarsyr vi berikningen utifrån era önskemål.