Metadatafält är en central del i ett DAM-system (Digital Asset Management) som Mediaflow, eftersom de hjälper till att organisera, hitta och hantera era filer på ett effektivt sätt. Med de olika fälten ser du tydligt vilken information det handlar om när filerna delas via webblänkar, i mediaportaler, via integrationer eller plugins.
Berika med metadata
Under fliken Indexering hittar ni fält för olika typer av metadata. Standardfält för metadata som är inbäddade följer med era filer vid uppladdning och utifrån dem kan ni ändra och fylla på med den metadata som är viktig i er organisation.
Arbeta i bulk med filerna när du indexerar
Viss metadata är specifik per fil men det går också bra att arbeta i bulk genom att markera flera eller alla filer i en mapp när metadatan gäller många filer.
Nedan går vi igenom de olika metadatafälten, hur ni kan tänka kring dem och hur ni bäst utnyttjar dem i era arbetsflöden.
AI-märkning
I detta fält kan du märka filer som har skapats eller modifierats med hjälp av AI, så att alla kan se hur materialet har tagits fram.
Markera en eller flera filer och välj om filen har skapats eller modifierats med AI. När du gjort detta val får du upp fältet Detaljer om AI-användning (AI usage details). Här kan du lägga till en kort beskrivning av hur AI har använts, t.ex. vilken tjänst du har använt eller hur prompten såg ut.
Funktionen är utvecklad för att hjälpa organisationer att uppfylla transparenskraven i EU:s AI-förordning. Märkningen följer med filen överallt där den visas i Mediaflow och den blir även tillgänglig via integrationer, API och i våra plugins för Photoshop och InDesign. Notera dock att märkningen inte bakas in i filen och kommer därför inte att följa med när du laddar ner filen lokalt till din dator.
Du kan ange AI-märkning och beskrivning för flera filer samtidigt via indexeringsfliken eller ange märkningen genom att högerklicka på markerade filer. Du kan även filtrera på filer som har en AI-märkning i det avancerade söket.
Filnamn
Filnamnen följer alltid med när filer laddas upp i Mediaflow. I ett DAM-system har filnamn mindre betydelse än om ni lagrar era filer på er server eller dator, just i och med all övrig metadata. En viktig del med just filnamnen är att Mediaflows dubbletthantering känner av om filer med samma filnamn laddas upp, så ni undviker dubbletter och kan skapa versioner.
Namn
I detta fält kan du ändra filens namn som visas under filen i filvisningsvyn. Namnet är i ursprungsläget desamma som filnamnet men utan filändelse.
Under fliken Visningsalternativ > Benämning (Display options > Name)uppe till höger i filvisningsvyn kan du ändra vilken information som ska synas under filerna i mappen. Du kan välja mellan:
- Namn
- Filnamn
- Uppladdningsdatum
- Filstorlek
- Dimentioner
Beskrivning
En beskrivning är till för en mer detaljerad förklaring av en bild, dess sammanhang eller syfte. Fältet kan dock med fördel användas för alla typer av filer för att underlätta för era användare. En beskrivning för en bild placeras direkt vid bilden (t.ex. som bildtext eller separat text) eller länkas som en detaljerad beskrivning för att ge ytterligare information till alla användare, inte bara de som använder skärmläsare. Beskrivningar är vanliga vid komplexa bilder som diagram, informationsgrafik eller konstverk. Om bilden visar en svart katt på en stol, kan beskrivningen inkludera detaljer som:
"En svart katt med glänsande päls sitter avslappnat på en trästol i ett solbelyst rum. I bakgrunden syns ett fönster med en blomkruka fylld med röda pelargoner."
Alt-texter
Alt-text används för att förbättra tillgängligheten på digitala plattformar, för de som använder skärmläsare eller när bilden inte kan laddas, men även för att förbättra sökordsoptimering (SEO). Alt-texter beskriver en bild eller grafik på ett kortfattat sätt, ofta en mening eller två. De läggs i HTML-kod med attributet alt för bilder, exempelvis:
Mediaflow har även en inbyggd AI-driven alt-textgenerator som föreslår beskrivningar baserade på bildens motiv. Vid användning av CMS-integrationer som WordPress eller SiteVision kommer metadata, inklusive alt-text, automatiskt att inkluderas, vilket gör att användaren slipper lägga till en alt-text manuellt.
Fotograf och Fotodatum
Fälten Fotograf och Fotodatum kan vara förifyllda som inbäddad metadata, särskilt vid arbete med externa leverantörer. Ytterligare kontaktuppgifter för fotografen kan hanteras under fliken Licens.
Viktiga instruktioner
Fältet Viktiga instruktioner är ett fritextfält där ni kan ange specifika riktlinjer för hur en fil ska användas. Detta kan inkludera användningsbegränsningar, projektrelaterade detaljer eller arbetsflödesspecifika anteckningar. För licensrättigheter, använd istället den dedikerade sektionen för Licensrättigheter.
Övrig information
Fältet Övrig information kan användas som ett flexibelt fält för att lägga till extra information som inte passar in i de mer specifika metadatafälten.
Stad och Land
I dessa fält anger du mer specifika detaljer om var bilden är tagen.
Betyg
Betygsfältet låter dig klassificera filer baserat på kvalitet, relevans eller användbarhet. Till exempel kan ett femstjärnigt betyg indikera en högkvalitativ bild. Om en fil redan har fått ett betyg (t.ex. i Photoshop eller Lightroom) kommer det automatiskt att behållas.
Färgmärkning
Färgmärkning är ett utmärkt sätt att markera filer med viktiga egenskaper för ert arbetsflöde. De är visuellt effektfulla eftersom de syns tydligt i olika vyer och följer med i integrationer och mediaportaler, precis som övrig metadata.
Du kan definiera och namnge färgmärkningar efter era behov. Några vanliga användningsområden inkluderar:
Utmärkning av metadata – Förtydliga information om filanvändning, t.ex. "Fullständiga användningsrättigheter" eller "Ej för kommersiellt bruk".
Spåra arbetsflöden – Markera filstatus, t.ex. "AI-genererad" eller "Video publicerad".
Begränsningar – Indikera behörigheter som "Denna fil kan inte laddas ner" eller "Denna fil innehåller personuppgifter".
Pro-användare kan anpassa färgmärkningar och dess funktionalitet i inställningarna.
Egna metadatafält
Om standardfälten inte räcker till kan du skapa egna metadatafält anpassade efter din organisations behov. Dessa är användbara för snabb kategorisering vid arbete med stora mängder filer inom samma tema.
Pro-användare kan skapa och namnge olika typer av metadatafält under inställningar. Tillgängliga fälttyper inkluderar:
Kort- eller långt textfält
Numeriska fält
Datumfält
Enkelvalslistor
Flervalscheckboxar
Du kan även konfigurera vilka användargrupper som har tillgång till specifika fält, vilket gör det möjligt för administratörer att underhålla extra metadatafält för internt bruk. När fälten har skapats visas de under fliken Indexering när en fil väljs.
Exif-data
Metadata som lagras under fliken Indexering eller Licens täcker generella användningsområden, men för detaljerad teknisk metadata från en kamera kan du kontrollera fliken Info > Metadata.
Exif (Exchangeable Image File Format) metadata innehåller detaljer såsom:
Exponeringstid
Bländare
ISO-inställningar
Vitbalans
Brännvidd
Denna data kan vara särskilt användbar i videoproduktion och professionell fotografering.
Förifylld metadata per användare
Effektivisera arbetsflödet genom att tilldela användarspecifika standardvärden för metadata. Pro-användare kan förinställa fält som fotograf, färgmärkning och sökord för varje enskild användare. Dessa inställningar kommer sedan automatiskt appliceras på alla filer som användaren laddar upp i Mediaflow.
Exempel:
Fotograf: Ställ in en användares namn som standardvärde. När användaren sedan laddar upp en fil, fylls fältet fotograf automatiskt i med dennes namn.
Viktiga instruktioner: Lägg in en standardtext, till exempel "Ange alltid fotografen vid publicering", för t.ex. en inhousefotograf. Texten läggs då automatiskt till på alla filer som användaren laddar upp.