En tydlig översikt är avgörande i ett DAM-system, och dubblett- och versionshantering är en viktig del av det. Mediaflow hjälper er inte bara att undvika dubbletter av originalfiler, utan även att effektivt hantera och organisera alla versioner av era dokument, så att ni alltid har tillgång till rätt fil vid rätt tidpunkt. Du kan kan även öppna filer i dina favoritprogram direkt ifrån Mediaflow och spara dem som nya versioner.
Spara tid och lagring med nedladdningsformat
Med funktionen nedladdningsformat i Mediaflow kan ni beskära och skapa versioner av era original för olika ändamål, när ni ska använda filen. Vi rekommenderar därför att ni endast laddar upp högupplösta, icke-beskurna bilder i Mediaflow. Om ni har olika versioner av en bildfil gällande format och storlek behöver ni alltså inte ladda upp även dessa. På så vis blir det enklare att hitta bland era filer samtidigt som ni sparar lagring.
Se till att korrekt version används
Däremot finns andra versioner av filer som ni kan ha nytta av att ha i Mediaflow, exempelvis en retuscherad bild eller olika versioner av dokument. För att undvika oreda i dina mappar kan du välja att slå ihop dessa filer under en och samma tumnagel. På så vis behöver du bara tagga med sökord och annan metadata en gång och du hittar alla versioner på ett ställe. Du kan se att det finns versioner av en fil genom en liten ikon på tumnagelbilden. I Mediaflow väljer du vilken version som ska vara aktuell och det är endast den som blir tillgänglig i mediaportaler och integrationer.
Versioner passar bra för:
-
Ändringar i bilder (retusch och färgkorrigering) där man vill ha originalet kvar för säkerhets skull, men det ska inte användas.
-
Olika dokument och exempelvis InDesign-filer där man kan gå tillbaka och se vad som ändrats i tidigare version.
-
Videofiler - uppdatera en redan publicerad video med en ny version.
Versioner rekommenderas inte för:
-
Olika vinklar på samma motiv. Lägg det istället som enskilda bilder så alla snabbt ser vad som finns att välja på.
-
En färg- eller svartvit version. Lägg hellre som enskilda bilder, en förutsättning om båda ska kunna delas i integrationer och mediaportal. Det går även att skapa svartvita format med nedladdningsformat utifrån en viss färgprofil.
-
Liknande bilder tagna i serie, t.ex. porträtt där bilderna är snarlika. Välj hellre själv ut de bästa bilderna och ladda upp dem.
Skapa versioner
Du skapar versioner genom att markera de filer du vill slå ihop och sedan högerklicka på filerna och välja Slå ihop filer (Merge files).
Du får då upp en ruta där du väljer vilken fil som ska vara den aktiva versionen. Detta går att ändra senare genom att klicka på Versioner i högerpanelen och sedan "hantera versioner" under en av versionsbilderna.
Hantera versioner
Under fliken Info - Versioner i högerpanelen ser du alla versioner som finns kopplat till filen och du kan där ladda ner de olika versionerna och bestämma vilken version som ska vara synlig i arkivet. Om du laddar upp en fil till en mapp där det redan finns en fil med samma namn får du frågan vad man vill göra med den nya filen.
Under fliken Versioner har du sen följande alternativ
-
Ladda ner - Klicka här för att ladda ner versionsfilen.
-
Hantera version - Klicka här för att få upp en ruta med alternativ för att hantera versionsbilden på olika sätt.
En fil med versioner innebär att bara den aktiva versionen (den synliga filen) laddas ner om man dubbelklickar eller högerklickar och väljer "ladda ner originalbilden". För att ladda ner en gammal version klickar du på Info - Versioner i högerpanelen och sedan "ladda ner" under aktuell fil.
Versioner för video
Du kan även använda versionshanteringen för videofiler. Detta kan vara användbart om du vill uppdatera en redan publicerad video med en ny version. Eftersom du då behåller filens ursprungliga inbäddningskod och url, behöver du inte publicera videon på nytt. Du gör detta genom att markera den gamla versionen och den nya versionen av videon och välja Slå ihop filer (Merge files). Välj sedan att den nya versionen ska vara den aktiva versionen.
Har du skapat extra spår för din video i Video Manager (som t.ex undertexter, kapitel och ljudspår) kan du välja att kopiera över dessa spår från den gamla till den nya versionen. Detta gör du i Video Manager under fliken Inställningar > Importera videodata och väljer sedan vilken video du vill importera spår ifrån. Observera att detta måste göras innan filerna slås samman, eftersom du inte kan importera spår från en inaktiv version.
Dubbletthantering hjäper dig vid uppladdning
När du laddar upp en fil till Mediaflow analyseras innehållet automatiskt för att avgöra om det redan finns en identisk fil i systemet. Om en fil med exakt samma innehåll hittas, används den istället. I det fallet baseras matchningen på metadata i filerna. Systemet känner igen filen som en dubblett, även om du laddar upp en existerande fil med ett annat filnamn.
Dessutom reagerar systemet vid identiska filnamn för att upptäcka potentiella dubbletter. Korrekta filnamn har generellt mindre betydelse i Mediaflow i och med att filerna blir sökbara på så många vis men kan fungera som en indikation på att något blivit fel. Exempelvis kanske det är filer som redan finns i Mediaflow eller som inte skulle laddas upp.
Identisk fil i samma mapp
Om du laddar upp en identisk fil i en mapp, meddelar systemet att det kan vara en dubblett och i dialogrutan kan du välja mellan olika alternativ. Om du väljer att skapa en ny version får den befintliga filen en ny aktiv version och uppdateras i alla mappar och mediaportaler där den finns.
Identisk fil i en andra mappar
Om systemet upptäcker att det redan finns en identisk fil i någon annan mapp, laddas den nya filen inte upp igen utan istället skapas förhandsgranskning med koppling till det befintliga originalet. Det innebär att trots att den nu finns i flera mappar så tar den inte mer av ditt lagringsutrymme. högerpanelen ser du vilka mappar en fil visas i och du kan ta bort filen från mappar du inte vill ha den.
Filer med samma namn i samma mapp
Om du laddar upp en fil med samma filnamn i en mapp meddelar systemet på samma vis att det kan vara en potentiell dubblett och du får göra ett val i dialogrutan.
Filer med samma namn i andra mappar
I Mediaflow finns en genvägsmapp som heter Filer med samma filnamn (Files with the same file name). Här hamnar filer som har samma filnamn som en annan fil i systemet, om de laddas upp i en annan mapp. I dessa fall får du alltså inte någon indikation från systemt när filen laddas upp och det beror bl.a. på att olika användare kan ha olika tillgång till mappar. Mappen fungerar som hjälp för att hitta filer som kan sammanfogas eller döpas om för att bli tydligare. Om du är pro-användare ser du redan på startsidan i fall det finns filer att se över.
För att rensa filerna från denna mapp, kan du döpa om den ena filen till ett nytt filnamn. Detta gör du under fliken Indexering i högerpanelen.
Arbetsflöden med versionshantering
Mediaflow dubbletthantering reagerar alltså vid identisk metadata och samma filnamn. Det betyder att om du laddar ner och förändrar något i en bild och sen laddar upp den igen så kommer systemet tolka den som en ny unik fil. Det kan vara att föredra om du exempelvis vill kunna tillgängliggöra båda filerna separat. Om du önskar att slå ihop dessa filer som versioner kan du givetvis göra det manuellt i Mediaflow eller se till att filnamnet är det samma så får du upp dialogrutan och kan skapa en version där. Ett annat alternativ, om du är pro-användare utnyttja pluginet Öppna/Spara.
Redigera smidigt med pluginet Öppna/Spara
Med pluginet Öppna/Spara kan du som är Pro-användare öppna en fil i valfritt program direkt i Mediaflow, redigera och spara tillbaka. Du väljer vilket program du vill öppna filen i. När du har redigerat klart sparar du som vanligt. Då öppnas en dialogruta där du väljer att antingen spara den som en aktiv eller en inaktiv version.