Mappstrukturen är ryggraden i Mediaflows DAM och en naturlig del att börja med. Vi rekommenderar alltid användare i nya Mediaflow-konton att lägga en del tid på att tänka till kring en hållbar mappstruktur. Under fliken Mediabanken hanterar ni alla filer ni laddar upp i Mediaflow och ni skapar en gemensam mappstruktur som passar er organisation.
Tips för en hållbar mappstruktur i Mediaflow
En genomtänkt mappstruktur underlättar inte bara hanteringen och sökningen av era mediafiler, utan också bidrar till en mer effektiva och produktiva arbetsflöden.
1. Utgå ifrån er organisation
Varje organtisation är unik och det är era arbetsflöden och användare som avgör hur ni bäst sätter upp er struktur.
Arbetsflöden
Skapa en logisk och intuitiv hierarki som speglar hur er verksamhet arbetar, genom att använda konsekventa och tydliga namn för mappar och filer. Ni kan bland annat låta den utgå ifrån olika verksamhetsområden, användningsområden för bilder/filer, olika marknadskanaler m.m. Ni kan med fördel ha mappar med olika projekt- eller kampanjnamn eftersom ni självklart kan samla olika typer av filer i samma mapp.
Användare i mediaportaler och via integrationer
Om ni har en Mediaportal och/eller en integration till Mediaflow kan ni skapa egna mappstrukturer för att kunna kategorisera filerna på olika vis. Ni kan exempelvis kategorisera mapparna efter er organisationsstruktur, kategorier på webbplatsen eller olika marknader.
Användare i Mediaflow
I Mediaflow kan ni skapa användargrupper för att kunna dölja mappar för olika användare. Att sätta upp rätt åtkomst för olika användargrupper är avgörande för en välfungerande mappstruktur, så att endast behöriga användare har åtkomst till respektive mappar.
2. Utnyttja sökfuntionen och metadata
I Mediaflow kan ni med fördel ha en större mängd filer per mapp i och med att ni kan söka, sortera och visa era filer på många vis vilket gör det lätt att hitta i mapparna. Ni får även förhandsgranskning för de allra flesta filer och ser tydligt vilket filformat de är.
Genom att lägga till metadata blir det enklare att hitta specifika filer baserat på innehåll eller andra attribut. På så vis behöver ni inte ha otaliga nivåer av undermappar, vilket det lätt blir i en mappstruktur på en dator eller server. Med sökfältet längst upp i Mediaflow kan ni söka utifrån all metadata och filtrera utifrån olika kriterier.
3. Sätt riktlinjer och upprätthåll er struktur
Genom att skriva ner riktlinjer för hur ni arbetar med er struktur kan ni upprätthålla ordning och effektivitet. På startsidan finns fältet Intern information som kan användas just till det. Se även till att utbilda alla användare både i Mediaflow och gällande de riktlinjer ni satt.
I Mediaflow kan ni arkivera mappar i er mappstruktur för att skapa en tydligare överblick över ert aktuella material.
4. Låt strukturen och arbetssätt växa fram
Det viktigaste är att komma igång! Om ni har en mappstruktur som fungerar för er idag kan ni börja där och låta den växa fram. För att importera en hel mappstruktur till ert konto kan ni använda er av ftp.