Hantera mappar i mediabanken

Mediabanken

Under fliken Mediabanken hanterar ni alla filer ni laddar upp i Mediaflow och ni skapar en gemensam mappstruktur som passar er organinastion. För att kunna arbeta flexibelt är mediabanken uppdelad i olika arbetsytor.

Genvägar
Genvägar är mappar som hjälper er att sortera era olika filer utifrån olika kriterier. Du kan sortera på dina nedladdade och uppladdade filer, filer som inte taggats med några sökord och filer som har fått identiska namn. Om ni taggar upp vilken typ av licensrättighet era filer har kan ni sortera på det och om ni har vår GDPR-modul så kan ni också sortera på olika kriterier utifrån GDPR.

Privata mappar
Alla användare i Mediaflow kan ha privata mappar. Om du laddar upp filer här kommer endast du åt dem och inte dina kollegor.

Privata mappar kan begränsas

Om ni önskar att inte alla användare i Mediaflow ska ha möjligheten till privata mappar kan detta begränsas utifrån användargrupp.

Mappar
I era gemensamma mappar skapar ni en mappstruktur för hela organisationen. Här lägger ni filer som alla användare ska kunna komma åt men det finns även möjlighet att dölja vissa mappar för olika användargrupper. Det innebär att även mapparna under den gemensamma ytan kan variera beroende på användare. Mappar i Mediaflow sorteras alltid i alfabetisk ordning. Denna ordning går inte att påverka men vill man kan man lägga in siffror i början av ett namn. Siffror går före bokstäver och på detta sätt så kan man "tvinga" mappar att synas först i mappträdet.

Favoriter
Varje användare kan samla utvalda mappar under favoriter för att snabb komma åt mappar man ofta hanterar. Du kan enkelt lägga till och ta bort mappar från favoriter och även skapa grupper för dem.

Mappar i Mediaflow är ett sätt att gruppera och kategorisera filer. I Mediaflow kan en fil nås från flera olika mappar samtidigt utan att det skapas fysiska kopior. Möjligheten att ha en fil i flera olika mappar underlättar i arbetsflöden. En bild kan exempelvis finnas i tre olika mappar men det är endast ett original som är lagrat i Mediaflow, till skillnad från när man har filer på en lokal server. Vilka mappar en fil är tillgänglig i ser du i högerpanelen när en fil är markerad.

Parallella mappstrukturer

En möjlighet som kan underlätta era arbetsflöden är att ha parallella mappstrukturer för exempelvis en Mediaportal eller en CMS-integration. Eftersom samma filer kan vara tillgängliga i olika mappar kan ni då kategorisera på olika vis beroende på var de ska användas.

Sätt upp er mappstruktur

Mappstrukturen är en grundläggande del i Mediaflow. Vi rekommenderar våra användare, med nya Mediaflow-konton, att lägga en del tid på att tänka till kring en hållbar mappstruktur. En välorganiserad mappstruktur underlättar inte bara hanteringen och sökningen av era mediafiler, utan bidrar också till en mer effektiv och bättre arbetsflöden.

Skapa mappar

Det finns två olika sätt att skapa en ny mapp i mappträdet.

1. Högerklicka på en mapp och välj Skapa ny mapp (New folder).
2. Klicka på knappen Ny mapp (New folder) under Mappträdet.

När du skapar en ny mapp väljer du om du vill skapa en ny mapp i roten eller om du vill skapa en undermapp. Du kommer till en dialogruta för de inställningar du kan göra för mappen.

Här kan du:

• ge mappen ett namn.

• välja om filer från en undermapp ska visas.

• ställa in vilken visningsvy som ska vara standard för filer i mappen.

• ställa in sökord på mappen. Filer ni laddar upp i denna mapp kommer sedan automatiskt att taggas med dessa sökord.

• välja om dessa sökord även ska gälla för undermappar.

Flytta eller kopiera en mapp

Du kan Kopiera eller flytta enskilda mappar med tillhörande filer. Detta gör du genom att högerklicka på en mapp och välja Kopiera (Copy) eller Flytta (Move).

Du kan här välja om du vill kopiera både mappen med dess innehåll, bara mappen eller bara filerna i mappen. Välj sedan var i mappstrukturen du vill att mappen ska ligga:

Radera en mapp

För att ta bort en mapp högerklickar du på mappen och väljer alternativet Radera. Notera att om det finns undermappar till den mapp du valt att radera, kommer även de att raderas.

Genvägen: Tillhör ingen mapp

I Mediaflow finns ingen “papperskorg” som man kan vara van vid på en dator. För att ta bort filer i Mediaflow kan du högerklicka på en fil och välja Ta bort från denna mapp (From this folder) eller Ta bort permanent (Delete permanently).

Väljer du att ta bort filen från en mapp, kommer filen endast tas bort från den mappen du befinner dig i men finnas kvar i övriga mappar. Skulle du istället välja att ta bort filen permanent så kommer filen att tas bort från samtliga mappar och även från systemet, alltså servern som filen från början laddades upp till. Om du har en fil som ligger i endast en mapp och väljer alternativet ta bort från denna mapp, kommer filen att tas bort från mappen men inte från Mediaflow. Originalfilen ligger kvar på vår server. Du kan komma åt dessa "borttagna filer" genom att gå till genvägsmappen Tillhör ingen mapp (Files not in a folder). Här hittar du filer som är borttagna från mappar och som inte ligger kategoriserad i mappstrukturen.

Alla användare kommer åt genvägen Tillhör ingen mapp. De som inte är superadminser här bara sina egna uppladdade filer. Du som är superadmin ser på startsidan i fall det finns filer som hamnat i Tillhör ingen mapp och om du dessutom är Superadmin kan gå in och hantera alla filer i denna mapp. Du aktiverar Superadmin-läget under din profil eller med alt-S.

Arkivera mappar

Om ni använder Mediaflow i ert arbetsflöde där ni löpande skapar mappar för aktuella projekt, uppstår ibland behovet av att kunna dölja mappar med innehåll som inte längre är aktuellt. Genom att arkivera en mapp döljs den mappen och dess undermappar samt alla filer som ligger i dessa mappar. Mapparna och filerna döljs både från mappträdet och från sökfunktionen.

Behörighet för att arkivera mappar

Att arbeta med arkiverade mappar är en behörighet som sätts på användargruppnivå.

Genom att högerklicka på mappen i mappträdet och välja Arkivera mapp (Archive) i menyn.

Genom att klicka på arkivsymbolen nere till höger under mappträdet visar du alla arkiverade mappar i mappträdet. Sökresultatet visar nu också arkiverade filer och mappar. Arkiverade mappar visas med en egen mappsymbol i mappträdet. De är synliga tills du klickar på arkivsymbolen igen. Om man inte aktiverar synlighet av arkiverade mappar, går det inte att söka på mapparnas innehåll.

Filer som finns i flera mappar arkiveras inte

Filer blir arkiverade endast om de ligger i arkiverade mappar. De filer som även finns i flera mappar blir synliga och sökbara som vanligt.

Du kan på samma vis alltid Avarkivera mapp (Unarchive) i rullgradinsmenyn i fall att du vill att den ska bli synlig igen.