De mappar ni skapar under er gemensamma yta är i utgångsläge synliga för alla användare i Mediaflow. Vill ni att en viss mapp bara ska synas för en viss användargrupp i Mediaflow, styr ni detta utifrån olika användargrupper. För att göra ert material tillgängligt via mediaportaler eller integrationer kan ni på samma vis välja vilka mappar som ska synas där.
Ge användargrupper i Mediaflow tillgång till en mapp
Grupperna Alla användare och Admins finns initialt i alla Mediaflow-konton men ni kan även skapa fler utifrån era behov. För att välja vilka grupper som ska ha tillgång till en specifik mapp, markerar du mappen och klickar på fliken Tillgång (Access). Här väljer du vilka användargrupper i Mediaflow som ska komma åt mappen. Kom ihåg att spara dina ändringar. Om du bockar ur gruppen Alla användare och väljer att endast gruppen Administratörer ska ha tillgång till denna mapp, kommer den nu bara synas för de användare som är med i denna grupp.
Ett kryss innebär alltså NEJ överallt
Ett kryss är den starkaste rättighetsinställningen i Mediaflow. Använd krysset med aktsamhet så att du inte råkar begränsa något i onödan.
Du kan sätta ett kryss istället för att låta Alla användare-gruppen vara tom. Det som händer då är att man även "släcker" ner synligheten av den här mappen för sig själv.
Om ni har råkat dölja en mapp för alla användare och ingen kommer åt den, måste man gå in i Superadminläge (om du är en pro+admin-användare eller så ber du en administratör göra detta). Om du har tillgång till detta läge, går du in under din profil och slår om till Superadminläge. När du har superadminläget aktiverat går du förbi alla rättigheter och behörigheter, vilket innebär att du kommer kunna se alla mappar, även de du egentligen inte har rättighet att få se. Nu kan du se mappen igen och ändra inställningar för vilka grupper som ska se den.
Ge tillgång till en mapp för en mediaportal eller en integration
I Mediaflow finns möjligheterna att dela filer via en mediaportal eller publicera dem i ett annat system via olika integrationer.
Precis som för användargrupper i Mediaflow gör ni denna inställning under fliken Tillgång (Access). De olika mediaportalerna och integrationer kan nämligen ses som en grupp av användare till vilka ni kan ge åtkomst till filer i en viss mapp. Era mediaportaler och integrationer finns med i rullistan. Kom ihåg att spara din ändringar.
När er integration eller mediaportal ligger med i listan med en grön bock så betyder det nu att denna mapp är synlig där.
I respektive integration dyker den nya publicerade mappen upp där och ni kan nu bläddra bland alla bilder i mappen.
Filer som inte syns i mappar i mediaportaler och integrationer
Trots att du har delat en mapps innehåll kan vissa filer ändå döljas i den aktuella plattformen. Detta beror oftast på olika inställningar som ni kan göra för era filer i Mediaflow, exempelvis att dölja filer där ni ej hanterat GDPR. Filer vars licens har utgått kan komma att synas men går inte att publicera eller ladda ner.
Dölj en mapp för en användargrupp
På samma vis som ni kan tända upp en mapp för en viss användargrupp, integration eller mediaportal, kan du också dölja den. Bocka ur för gruppen du vill dölja mappen för, så att rutan blir tom. Glöm inte att spara dina ändringar. Mappen är nu "släckt" ut mot er användargrupp, integration eller mediaportal och mappen kommer inte längre synas.
Mappar visas inte automatiskt i mediaportaler och integrationer
Kom ihåg att mappars innehåll inte visas automatiskt i integrationer och mediaportaler, om ni själva inte har valt det. Du behöver endast dölja mappar om de tidigare varit publicerade i en integration eller mediaportal.