Du kan skapa en webblänk utifrån en hel mapp, enskilda filer, eller ett urval av filer. Oavsett vilket av dessa alternativ du väljer kommer du till samma dialog för att anpassa inställningarna för webblänken.
Skräddarsy din webblänk
I första läget under fliken Allmänt [General] väljer du vilken typ av webblänk du vill skapa utifrån det syfte webblänken ska uppfylla. Ofta handlar det om en leverans av filer dvs att man vill dela med sig av eller ta emot filer [File delivery]. Men du kan även välja att låta mottagaren hjälpa till att godkänna [Review] eller välja ut filer genom att kryssa i olika val [Selection]. När du väljer typ av webblänk anpassas valen av övriga fält. Du väljer sedan namn på webblänken, om du vill ha ett slutdatum för den, vilka som ska kunna hantera den osv. Om du har skapat en webblänken från en mapp eller ett urval är det förvalt att dessa automatiskt uppdateras om man lägger till eller tar bort i filer i urvalet/mappen. Dessa inställningar räcker för att snabbt skapa en webblänk, alternativt kan du göra fler anpassningar under övriga flikar.
Utseende
Om du vill anpassa utseendet i webblänken gör du det under fliken Utseende [Appearence ]. Här väljer du mörkt eller ljust läge på webblänken och om du vill lägga till någon egen information, visa metadata, kontaktinformation och tidigare versioner av filerna.
Säkerhet
Webblänkar är i utgångsläge öppna länkar dvs att man kommer åt filerna om man klickar på dem. Om du vill begränsa åtkomst gör du det under fliken Säkerhet [Security] Här kan du lägga till lösenord för att komma åt filerna, alternativt lösenord för att ladda ner.
Inbjudan
Under den sista fliken Inbjudan [Invitations] kan du maila ut webblänken direkt från Mediaflow till en eller flera mottagare. För att hålla reda på vem du har skickat webblänken till kommer du att kunna gå tillbaka till de här inställningarna från webblänkslistan och se Inbjudningshistorik. Här väljer du även språk för webblänken och lägga till eventuellt meddelande i e-majlinbjudan. Observera att mejlet som skickas med webblänken i vissa fall kan fastna i skräppostfilter, beroende på hur strikt mottagarens skräppostfilter är inställd. När du känner dig klar med webblänken så klickar du på Skapa webblänk [Create Web Share].
En bekräftelse visas i vänstra hörnet och därifrån kan du antingen kopiera webblänken (för att dela den exempelvis i en mailkonversation) eller besöka den som en mottagare.
Administrera webblänkar
I huvudmenyn samlas alla webblänkar i en lista under fliken "Delat". Vilka webblänkar man kan se här beror på vilka användargrupper man tillhör. När en webblänk skapas väljer du vilka grupper i Mediaflow som ska kunna se och hantera den. I listan får du en överblick över vilka mappar webblänkarna gäller, hur många filer de innehåller, vad som är tillåtet att göra och när de senast besöktes av mottagaren. Du kan öppna webblänken och se exempelvis eventuella kommentarer och även ändra inställningarna för den. Från listan kan du markera en eller flera webblänkar för att radera eller duplicera.