Generella inställningar
Under fliken Inställningar [Settings] kan du som är administratör anpassa GDPR-funktionaliteten efter era arbetsflöden. Här anger du generella inställningar för GDPR-modulen, exempelvis om ni vill använda GDPR-märkningen "Personuppgiftshantering behöver uppdateras" på samtliga filer, och om ni vill dölja filer som inte är GDPR-hanterade i mediaportaler, plugins och integrationer. Om du inte vill visa en persons namn i registret kan du slå på ”Använd ID-nummer” [“Use ID numbers”]. Då kommer ett automatiskt ID-nummer att genereras varje gång du lägger till en ny person i Mediaflow.
Egna fält för GDPR
Under GDPR-fält kan ni skapa egna fält för att ange vilken typ av information ni vill spara om personer som finns i ert personregister, till exempel fält för telefonnummer eller mejladress. Fälten syns i personregistret, när du taggar en ny person och kan även skickas med när du skickar en digital förfrågan om samtycke. För att lägga till ett nytt fält klickar du på Nytt GDPR-fält [New GDPR field]. Här väljer du sedan vad fältet ska heta och vilken typ av fält du vill skapa. Under synlighet väljer du vilka grupper i Mediaflow som ska kunna se dessa fält.
Hantera mallar för samtycken
Här skapar du de mallar som används när en digital samtyckesförfrågan eller annat avtal skickas ut. För att skapa en mall klickar du på Ny samtyckesmall [New consent template]. Här ger du sedan mallen ett namn, en rubrik och fyller i brödtexten för vad avtalet ska innehålla. Du kan också välja om avtalet ska gå att redigera innan det skickas ut. Detta kan vara bra om ni t.ex vill lägga till datum för en fotografering eller ett filmtillfälle i avtalet. Du väljer också hur du vill att mottagaren ska signera avtalet och vad det ska stå när signeringen är genomförd. Ni kan skapa flera olika mallar för olika syften.
Behörighet för hantering av GDPR-modulen
Att arbeta med GDPR-modulen är en rättighet som sätts på gruppnivå i Mediaflow. Under Inställningar/Grupper [Settings/Groups] väljer du vilka användargrupper som ska ha tillgång till modulen och dess funktioner.