Hur fungerar Mediaflows GDPR-modul?
Med Mediaflows GDPR-modul kan ni hantera personuppgifter, samtycken och andra avtal på ett enkelt och säkert sätt. Allt blir sökbart i ett personregister så att ni lätt kan gå tillbaka och se vilka filer som berörs om ett samtycke skulle dras tillbaka. Om ni har Mediaflows ansiktsmatchning aktiverat kan systemet ge förslag på personer som hittats i bilder. Ni kan också hämta in samtycke digitalt via SMS och mejl där mottagaren enkelt skriver under avtalet med BankID eller med en verifikationskod. Kopplingen till Mediaportaler och CMS-integrationer gör att filer automatiskt kan döljas på era webbsidor och i en portal när samtycken eller andra avtal löper ut.
Tagga personer och koppla avtal
För att ni ska veta vilka personer som förekommer i era filer, måste ni tagga dem i filerna och koppla samtycke/avtal till dessa. I Mediaflow hanterar du filer där personuppgifter förekommer i tre steg:
1. Ange rättslig grund
2. Tagga de personer vars personuppgifter finns med i filen
3. Koppla ett samtycke till filen (Detta steg behövs inte om ni har angett en annan rättslig grund än samtycke.)
När du har gjort dessa tre steg är filen korrekt hanterad enligt GDPR och kan användas. På så sätt kan ni känna er trygga med att ni uppfyller lagkraven.
Inhämta samtycken digitalt
I Mediaflow kan du skicka ut en digital förfrågan om att godkänna ett samtycke eller annat avtal via sms eller mejl. På så sätt slipper ni hantera avtal i pappersform som inte blir sökbara. Du skapar själv mallar för hur era avtal ska vara utformade och väljer hur mottagaren ska kunna signera avtalet, via BankID eller med en verifikationskod.
Personregister
I ert personregister listas alla personer ni har taggat i filer och vilka avtal som finns kopplade till personerna. Du kan få fram mer information om personer, deras avtal och vilka filer de förekommer i. Här kan du även redigera, lägga till och ta bort avtal. I registrets sökruta kan du enkelt filtrera och söka upp personer. Här kan du till exempel filtrera på alla personer som ni saknar samtycke ifrån eller filer där ni väntar på ett godkänt samtycke.
Inställningar för GDPR-modulen
Ni kan själva anpassa GDPR-modulen så att den passar er organisations arbetsflöden. Under inställningarna kan ni dölja filer i mediaportaler och integrationer när de ej är hanterade enligt GDPR. Ni kan välja om ni vill ha fler fält i ert personregister och ni lägger in era egna avtal för inhämtning av digitala samtycken.