Mediaflows GDPR-modul har flera smarta funktioner som förenklar era arbetsflöden kring personuppgifter. De hjälper er säkerställa att ni har hanterat era filer korrekt och varnar om ni har missat att ange någon information.
Personregistret
I den vänstra menyn under GDPR-fliken hittar du personregistret. Här listas alla personer ni har taggat i filer och vilka avtal som finns kopplade till filerna. Om du klickar på en person i listan kan du se mer information till höger, som kontaktuppgifter, avtal och vilka filer ni har kopplat till denna person. Bilden som representerar personen genereras automatiskt utifrån den första bild som personen taggas i.
I registrets sökruta kan du enkelt filtrera och söka upp personer. Här kan du till exempel filtrera på alla personer som ni saknar samtycke ifrån eller alla minderåriga personer. Du ser även ett antal färgikoner som hjälper er att se om ni saknar någon GDPR-information. Om ett samtycke saknas för en person markeras det t.ex tydligt med rött.
Ikoner för GDPR-status
För att hjälpa dig få koll på att alla filer taggas upp med fullständig GDPR-information, märker Mediaflow upp filer med olika symboler beroende på vad som kvarstår i hanteringen.
Personuppgiftshantering behöver uppdateras
Denna markering appliceras på samtliga filer som laddas upp och indikerar att bilden måste hanteras enligt GDPR. (Markeringen är valfri och ni kan slå av den under Inställningar, men vi rekommenderar att ni använder den för att undvika att missa att GDPR-hantera någon fil.
Personer måste anges
Denna markering visas när ni har angett den rättsliga grunden "Identifierbara personer finns" och indikerar att ni behöver ange vem som syns i filen.
Filen saknar giltigt samtycke
Denna markering visas då ni angett statusen "Samtycke krävs" och angett vem som syns i filen. Den indikerar att ett giltigt samtycke saknas och behöver kopplas till filen.
Information i högerpanelen
När du markerar en bild som innehåller personuppgifter ser du i högerpanelen när personer har identifierats i bilden. Du kan klicka på fliken Personer [Persons] för att komma till en mer överskådlig vy. Här kan du se vilken rättslig grund ni har valt, vilka personer som förekommer i bilden och eventuella samtycken eller avtal som finns kopplade till bilden. Här kan du också klicka på Hantera [Manage] för att ange personer och koppla eller ta bort samtycken ifall du vill ändra någon information.
Ansiktsigenkänning
För ett snabbare arbetsflöde finns en ansiktsigenkänning i GDPR-modulen. Den består av två delar:
-
Ansiktsdetektering som hjälper er att hitta ansikten i bilder så att ni sedan kan namnge dessa.
-
Ansiktsmatchning som ger förslag på personer som redan finns i personregistret och som även kan se om samma person förekommer i andra filer.
Om ni har ansiktsmatchningen aktiverad på ert konto kan Mediaflow ge förslag på personer som hittats i bilder. Du får då en fråga om ni vill godkänna eller avvisa kopplingen. Tekniken är baserad på en algoritm som endast använder information på ert eget konto. Ingen data skickas vidare till tredje part.
Tänk på:
Även om Mediaflow automatiskt känner igen personer ni har taggat, kopplas de inte automatiskt till en bild. Ni måste alltid bekräfta att det är rätt person och godkänna kopplingen manuellt.
Info:
Vill ni inte att Mediaflow sparar denna typ av data kan ni begära att stänga av funktionen. Ni gör det genom att kontakta vår support skriftligt. Ni kan välja att bara stänga av delar av ansiktsmatchningen och ha kvar detekteringen, eller att stänga av båda delarna.
Genvägen "Personuppgifter (GDPR)"
I kategoriträdet till vänster finns en genväg som heter Personuppgifter (GDPR) [Personal Data (GDPR)] där du kan sortera filer utifrån olika status. Här ser du om ni har missat något steg i GDPR-hanteringen och du kan sortera på olika status, till exempel utifrån olika rättsliga grunder. Här kan ni också se om ni har samtycken som har gått ut, om ni väntar på samtycken som ska godkännas eller om vissa filer helt saknar samtycken.
I genvägsmappen Filer utan GDPR-status [Files without GDPR status] samlas alla filer som ni har laddat upp men inte hanterat enligt GDPR. Ett tips är att då och då kolla i denna mapp och arbeta dig igenom de filer som är ohanterade.