I Mediaflow styr ni användarnas behörighet genom att skapa användargrupper. På så sätt säkerställer ni att varje användare får tillgång till just de funktioner och det innehåll som är mest relevant för dem. Vilka funktioner användargruppen ska få tillgång till ställer ni in under användargruppens inställningar. Vilka mappar eller filer användargruppen ska få tillgång till ställer ni in under respektive mapp och fil.
Hantera användargrupper
Pro-användare har tillgång till Inställningar [Settings] och under fliken Grupper [Groups] hanterar ni alla användargrupper. Här kan ni skapa nya användargrupper och göra inställningar för gruppernas rättigheter. Mediaflow bygger på att varje användare är inloggad med ett eget användarnamn. Varje konto bör vara personligt för att underlätta hantering av behörigheter och för att få en bra spårbarhet. En användare kan ligga med i en eller flera användargrupper för att ärva dessa gruppers behörigheter, vilket ställs in per användare.
Förinställda användargrupper
Alla användare i Mediaflow är automatiskt med i gruppen Alla användare och kan inte tas bort därifrån. Denna grupp är en förinställd grupp som styr alla användares behörighet. För att ge vissa användare mer eller mindre rättigheter skapar man upp fler grupper och låter dem ingå i dessa.
Gruppen Admis är tänkt att ge Proanvändare och Superadmins mer behörighet utöver de i gruppen Alla användare. Denna grupp kan ni ta bort eller ändra precis som övriga grupper ni skapar själv.
Behörigheterna i de förinställda grupperna bygger på att Alla användare (Basic-användare) ska kunna arbeta med systemet medan endast medlemmar i gruppen Admins kommer kunna administrera Mediaflow. Ni kan dock ändra dessa inställningar så att de passar era arbetsflöden bättre.
Behörighet för användargrupper
Under avdelningen "Rättigheter för medlemmar i gruppen" kan pro-användare ange vilka grundläggande behörigheter medlemmar i den aktuella gruppen ska ha. Exempel på behörigheter är möjlighet att ladda upp filer, kunna radera filer, kunna arkivera mappar, kunna lägga till användare och grupper etc.
För varje funktion kan ni välja antingen en tillåtande (en grön bock) eller nekande (ett rött kryss), eller inte alls (en tom ruta). Genom att klicka på samma kryssruta flera gånger växlar den mellan dessa tre lägen.
.png)
-
En grön bock - betyder ja men ett kryss i en annan grupp kan ta över
-
En tom ruta - ger ingen behörighet i den valda gruppen men lämnar öppet för ett ja eller nej i en annan grupp.
-
Ett rött kryss - betyder starkt nej och väger alltid tyngst i en konflikt med annan behörighet.
Eftersom en enskild användare kan vara medlem i flera grupper bestäms varje behörighet utifrån behörigheterna i samtliga grupper den är medlem i. Det måste finnas minst en tillåtande grupp för att den behörigheten ska gälla.
Var försiktig med användning av röda kryss för användarbehörighet
Ett rött kryss (starkt nekande) i en grupp gör att en bock (tillåtande) för samma rättighet i en annan grupp inte längre gäller eftersom krysset alltid väger tyngst.
En nekade inställning går alltid före en tillåtande, d.v.s. om en användare är med i två olika grupper där den ena gruppen tillåts ladda upp filer (tillåtande, en grön bock) och den andra inte gör det (nekande, ett rött kryss) så blir resultatet att användaren inte kan ladda upp filer. Om däremot den andra gruppen ändras från nekande till en tom ruta, blir resultatet att användaren får ladda upp filer.
I de olika användargrupperna ser du vilken behörighet en användare ärver från gruppen Alla användare, eller någon annan grupp. Detta visas i form av en grön användar-ikon. Behörigheter som inte är valda är gråa och inte ibockade och behörigheter som lagts till i denna gruppen är gröna och har en grön bock.
Det finns även möjlighet att bestämma vilka grupper som ska vara tillgängliga för andra grupper. Det går alltså att dölja grupper av användare för varandra. Exempelvis kan ni ha anslutna fotografer eller kunder som inte kan se vilka andra fotografer eller kunder som finns i systemet. Detta görs under avdelningen "Tillgång till grupper & användare" i grupphanteringen.
Behörighet för mappar
I Mediaflow kan du även sätta behörighet på mappnivå. Detta kan vara användbart om ni till exempel har en mapp med filer som har begränsade rättigheter eller som bara vissa användare ska ha tillgång till. Behörigheter för mappar ställer du in under flikarna Tillgång [Access] och Säkerhet [Security] som syns i högerpanelen när du markerar en mapp. Här kan du göra inställningar för själva mappen och för filerna i mappen.
Var försiktig med användning av röda kryss för mappbehörighet
Observera att du kan neka tillgång för dig själv genom att neka Alla användare tillgång till mappen med ett kryss. Använd då hellre en tom ruta för att neka grupper tillgång.
Har du ändå råkat använda ett rött kryss och nekat dig själv tillgång kan du lösa detta genom att aktivera superadmin-läget. Då går du förbi alla begränsningar vilket gör att du även ser dolda mappar.
Behörigheter för filer
Du kan också sätta behörighet på enskilda filer. Detta kan användas för att låsa vissa filer för nedladdning eller för att ställa in vilka grupper som får ladda ner eller radera en specifik fil. Det finns tre olika sätt att sätta rättigheter på filer:
-
Licensrättigheter - Här kan du ställa in olika licensrättigheter som gäller för filen och låsa filer för nedladdning.
-
Färgmärkning - Genom att arbeta med färgmärkning kan du låsa vissa filer för nedladdning och tvinga olika grupper att redovisa hur de ska använda filen.
-
Under fliken Säkerhet [Security] i högerpanelen, kan du välja vilka användargrupper som t.ex får radera eller flytta filen.