I Mediaflow finns det tre olika typer av användare i Mediaflow:
-
Basic-användare kommer inte åt inställningarna (kugghjulet) och kan därför aldrig administrera användare, grupper och liknande i Mediaflow.
-
Pro-användare kommer åt inställningar och kan gör ainställningar för t.ex användare, grupper, GDPR och video. Pro-användare har dessutom tillgång till Plugins för Proanvändare.
-
En Pro-användare kan även uppgraderas till en Superadmin och får då tillgång till Superadmin-läget. Detta läge aktiveras vid behov och gör att man temporärt går förbi alla rättigheter och begränsningar i systemet. Om du är superadmin aktiverar du detta läge genom att gå till din profil.
Lägg till en ny användare
För att kunna lägga till användare måste du vara en Pro- eller Superadmin-användare.
Det finns tre olika sätt att lägga till nya användare. Antingen kan du själv skapa användaren manuellt och välja ett lösenord eller välja att skicka en inbjudan via ett mejl med en länk så mottagaren själv får välja lösenord. Under Inställningarna [Settings] väljer du alternativet Användare [Users]. Under Ny användare [New user] väljer du antingen Bjud in användare [Invite user] eller Skapa användare [Create user].
Ytterligare ett alternativ är att skapa nya användare via ert AD/SSO (Active Directory/Single Sign-On).
Bjud in en användare
Det smidigaste sättet att lägga till användare är att skicka ut en inbjudan direkt från Mediaflow.
-
Under Ny användare [New user] klickar du på Bjud in användare [Invite user].
-
Fyll i mejladress, meddelande, typ av användare, språk för gränssnittet och ev. slutdatum för inbjudan.
-
Lägg till användaren i en användargrupp.
-
Sätt Standardvärden: Det finns även möjlighet att låta filer som användaren laddat upp alltid taggas på vissa sätt, t.ex. med ett visst namn, färgmärkning, vissa sökord eller viktig instruktion om hur filen får användas.
Skapa en användare
I detta fall får du dela ut inloggningsuppgifter till användaren separat exempelvis genom ett mejl. När den nya användaren loggar in för första gången kan hen klicka på sitt namn uppe till höger för att gå till Min profil [My profile] och lägga till eller ändra sina uppgifter samt sätta ett nytt lösenord.
-
Under Ny användare [New user] klickar du på Skapa användare [Create user].
-
Fyll i namn, användarnamn, e-postadress, ev. meddelande, typ av användare, språk för gränssnittet och ev. slutdatum för inbjudan.
-
Välj ett lösenord för användaren. (Undvik svenska tecken som Å, Ä och Ö i lösenord då detta kan blockera inloggning via Mediaflows mobilapp.)
-
Lägg till användaren i en användargrupp.
-
Fyll i relevant kontaktinformation.
-
Sätt Standardvärden: Det finns även möjlighet att låta filer som användaren laddat upp alltid taggas på vissa sätt, t.ex. med ett visst namn, färgmärkning, vissa sökord eller viktig instruktion om hur filen får användas.
-
Om ni har integrerat Mediaflow med andra system kan du här ange ett användarnamn som syns när den aktuelle användare laddar upp filer i andra system via en integration.
Hantera användare och inbjudningar
När du skapat en användare, eller när en användare mottagit sin inbjudan och loggat in, dyker dessa upp i listan under fliken Användare. Du kan klicka på respektive användare för att ändra i dess inställningar, exempelvis om du vill ändra användartyp från Basic till Pro. Från listan kan du även logga in som aktuella användaren. Om du vill ta bort användare eller skicka ut en länk för nytt lösenord kan du markera flera stycken samtidigt.
Inbjudningar som inte öppnats ligger kvar i listan under fliken Användare > Inbjudningar [Users > Invitations]. Du kan ta bort dessa inbjudningar eller skicka ut dem på nytt.