Välkommen till Mediaflow! I den här artikeln guidar vi dig till de viktigaste funktionerna för att snabbt komma igång med smidiga arbetsflöden i Mediaflow.
Mediaflow är en plattform som hjälper organisationer att hantera digitala tillgångar som bilder, videor och varumärkesmaterial på ett effektivt och strukturerat sätt. Plattformen är flexibel och ni väljer själva vilka funktioner ni har tillgång till, utifrån er organisations behov. Oavsett hur ert företag vill arbeta med Mediaflow och vilken behörighet du kommer att ha, är grunden den samma. Följ stegen 1-6 nedan, för att sätta upp en bra grundstruktur.
Efter det kan ni skapa smarta arbetsflöden genom webblänkar och mediaportaler (för att dela digitalt material, filmer och varumärkesmaterial), tillgänglighetsanpassa video och sända live, samt att dra nytta av egna layoutmallar. Det finns även många plugins och integrationer så ni kan koppla ihop Mediaflow med era andra system.
Kom igång i Mediaflow – Steg för steg
1. Logga in
Gå till https://app.mediaflow.com och logga in med dina användaruppgifter. Om du inte har ett fått ett inlogg - kontakta din administratör.
Läs mer om hur det fungerar med Användare och behörigheter i Mediaflow.
2. Skapa mappar
I Mediaflow kan ni kategorisera och organisera filerna i en mappstruktur som passar er organisation och era behov. En fil kan nås från flera mappar utan att det skapas kopior. Möjligheten att ha en fil i flera mappar underlättar era arbetsflöden. Börja med att skapa en eller flera mappar i Mediaflow. Det finns två olika sätt att skapa en ny mapp i mappträdet:
1. Klicka på knappen Skapa rotmapp brevid mappträdet eller Ny mapp längs ner.
2. Högerklicka på en mapp och välj Ny mapp. På detta sätt skapar du en undermapp till den mapp du har markerat.
Läs mer om hur ni sätter upp en hållbar mappstruktur i Mediaflow.
3. Ladda upp filer
När du har skapat mappar är det dags att börja ladda upp filer. Det gör du enklast genom att markera filerna på din dator och dra och släppa dem i den aktuella mappen i Mediaflow. Under knappen Ladda upp i filvisningsvyn hittar du fler val för uppladdning.
När du laddar upp filer kommer Mediaflow att bearbeta dem i några sekunder och skapa tumnagelbilder för att du enkelt ska kunna förhandsgranska dina filer. Mediaflow har förhandsgranskningsstöd för över 100 olika filformat. Du kan bläddra i PDF-, Powerpoint- och Worddokument direkt i Mediaflow och du kan spela upp Video- och ljudfiler.
Läs mer om hur ni hanterar och arbetar med filer i mediabanken.
4. Indexera och tagga filer
Nyttan med att indexera era filer i Mediaflow är dels att ni lätt ska kunna söka bland filer och dels att ni ska kunna spara viktig information om dem. Till exempel vem som är fotograf, alt-texter och viktiga instruktioner för hur filen får användas. Sökord är viktig metadata för att effektivt kunna hitta bland era filer, både i Mediaflow men även i mediaportaler och i integrationer. Vårt tips är att lägga lite extra tid på detta och att tänka igenom hur ni vill indexera och tagga era filer. Under fliken Indexering i högerpanelen hittar du alla fält för metadata.
Läs mer om hur ni kan utnyttja olika metadata i Mediaflow.
5. GDPR-hantera dina filer
Dataskyddsförordningen ställer höga krav på hantering av personuppgifter. Med mediaflows GDPR-verktyg kan ni enkelt bygga upp ett personregister där ni kopplar samtycke eller annan rättslig grund till era filer. Vår ansiktsdetektering hjälper er att hitta ansikten i bilder så att ni sedan kan namnge dessa. Den ger även förslag på personer som redan finns i ert personregistret.
Du hanterar personuppgifter i tre steg:
1. Sätt en rättslig grund
2. Ange vems personuppgifter filerna innehåller
3. Koppla ett eventuellt samtycke eller annat avtal till filen
Läs mer om hur Mediaflow GDPR-modul fungerar
6. Ladda ner filer
I Mediaflow kan du enkelt dubbelklicka på en fil för att ladda ner en kopia av ett orginal. Du kan även beskära bilder direkt eller med Mediaflows nedladdningsformat, istället för att behöva använda redigeringsprogram som exempelvis Photoshop för detta. Ett nedladdningsformat gör det möjligt för er att skapa mallar för hur en bild skalas ner eller beskärs när ni använder den. Att endast ha en orginalfil i Mediaflow underlättar ert arbete och håller ner er lagring.
Om du ska redigera en fil eller publicera den på exempelvis en webbplats finns det plugins och integrationer som ni kan utnyttja, utan att behöva ladda ner filen alls.
Läs mer om hur du arbetar med nedladdningsformat
7. Dela filer med webblänk
Vill du sedan dela dina filer med andra finns det flera smarta funktioner för detta i Mediaflow. Webblänkar är perfekta när du vill dela filer med till exempel externa partners, byråer och tryckerier eller internt i er organisation. Genom en unik länk når en eller flera mottagare filerna utan att behöva logga in i Mediaflow. Du kan även ta emot filer via en webblänk t.ex från en fotograf.
Läs mer hur skapar och kan använda webblänkar i olika arbetsflöden
8. Dela filer i en Mediaportal
Ett annat sätt att dela filer är via en Mediaportal. Med en portal kan ni göra utvalda filer tillgängliga för olika målgrupper, till exempel internt i er organisation eller mot press eller olika samarbetspartners. Besökarna kan då bläddra i utvalda mappar och ladda ner filer i olika format utan att behöva logga in i Mediaflow.
Läs mer om hur du kan dela filer för nedladdning i en mediaportal
Läs mer om hur du kan skapa en varumärkesportal (Brand Portal)
Läs mer om hur du sätta upp en playportal för ert videomaterial
9. Tillgänglighetsanpassa filmer och sänd live
För er som arbetar mycket med video i er kommunikation fungerar Mediaflow perfekt som en Online Video Platform. Med tillägget Video Manager kan ni anpassa era filmer med undertexter, versioner på andra språk och med syn- och teckenspråkstolkning. Om ni har Video Manager Pro eller Plus i ert avtal ingår fler smarta funktioner för hur ni kan hantera video i Mediaflow. Ni kan till exempel dela in era filmer i olika kapitel, skapa spellistor och anpassa utseendet på videospelaren efter olika teman som ni själva skapar.
Läs mer om möjligheterna med Video Manger
Med Mediaflows Livemodul streamar ni enkelt livesändningar med en GDPR-säker infrastruktur. Genom att sända live kan ni snabbt nå ut med budskap och information till fler. Ni skapar en relation till era tittare och kan bygga ert varumärke. Genom att koppla på funktionen Frågelådan till er livesändning, ger ni tittarna möjlighet att skicka in frågor som ni sedan kan besvara under sändningen.
Läs mer om hur livesändning fungerar i Mediaflow
10. Varumärkesanpassning och designmallar
Mediaflow kan med fördel användas för att stärka och underhålla ert varumärkesarbete. Förutom en varumärkesportal (Brand Portal), kan ni säkerställa att er organisation alltid håller en hög standard i sin kommunikation med lättanvända grafiska mallar.
11. Integrera med andra system
Mediaflow är enkelt att integrera med andra system och tjänster via färdiga plugins och integrationer. Med Mediaflows egna CMS-integrationer kan ni publicera bilder och videor direkt från Mediaflow till er webbplats eller intranät. Det finns även möjlighet att med hjälp av API skräddarsy integrationer som är anpassade efter era specifika behov.
Läs mer om vilka möjligheter det finns att integrera Mediaflow med era övriga system